Winfocus - Credenciales digitales

WINFOCUS —World Interactive Network Focused On Critical UltraSound— es una red científica mundial dedicada a la ecografía a pie de cama. Presencia en 179 países, diecinueve congresos internacionales y más de cincuenta y seis mil profesionales sanitarios formados.

El sitio es un WordPress construido por un equipo, con un diseñador al frente de la web y sus páginas. Lo que faltaba no estaba en la superficie: estaba en lo que ocurre cuando un curso termina.

Porque en medicina un certificado no es un recuerdo del fin de semana. Es un documento que alguien va a mirar con lupa: un comité de acreditación, un hospital que contrata, un registro de formación continuada.

Un PDF no se puede comprobar; una firma sí

El reto

• El certificado es un documento de trabajo, no un adorno. La pregunta que importa no es si queda bonito: es si una tercera persona, en otro país y meses después, puede confirmar que es auténtico sin tener que escribir un correo a la organización y esperar respuesta.

• Un papel impreso no lleva verificación de serie. Un PDF se copia, se edita y se reenvía. Si el certificado va a existir en papel —y en formación médica va a existir en papel—, la comprobación tiene que viajar dentro del propio documento.

• La realidad llega en una hoja de cálculo. Un curso acaba en Nairobi, en São Paulo o en Milán, y lo que queda es un Excel con los asistentes, escrito por una persona distinta cada vez, con criterios distintos cada vez. El sistema tenía que aceptar eso, no exigir un formulario.

• No todos los que estuvieron en la sala son lo mismo. Participantes, directores del curso y profesores salen del mismo evento con documentos distintos, porque acreditan cosas distintas.

• Emitir cien certificados es enviar cien correos. A esa escala, un error no es un error: se multiplica por cien y llega a cien buzones de profesionales sanitarios repartidos por el mundo.

• Y el certificado no debería cerrar la relación. Quien acaba de formarse es exactamente quien más va a aprovechar el material de la red.

La solución

— El lote como unidad de trabajo

La operación no es "emitir un certificado": es cerrar un curso. Se sube el Excel con los asistentes y de ahí sale todo — los documentos, los envíos y el registro de lo que se envió a quién.

Que la entrada sea el fichero que el organizador ya tiene, en lugar de un formulario que alguien tendría que rellenar cien veces, es lo que hace que el sistema se use después del tercer curso.

— La firma, dentro del papel

Cada certificado lleva impreso un código QR con firma digital, siguiendo el estándar Open Badges 3.0. Ese es el corazón del proyecto: convierte un documento imprimible en una credencial comprobable.

La diferencia práctica es toda. Un PDF obliga a quien lo recibe a confiar; un QR firmado le permite comprobar.

Y el QR apunta a una URL pública de verificación, que es lo que cierra el círculo. Quien tiene el papel delante —un hospital, un comité de acreditación, un empleador en cualquiera de los 179 países donde opera la red— escanea y comprueba, sin cuenta, sin permiso y sin escribirle a nadie. Apoyarse en un estándar abierto de credenciales en lugar de en un invento propio es lo que hace que esa comprobación siga teniendo sentido dentro de diez años, exista o no exista el sistema que la emitió.

— Un evento, varios documentos

Del mismo curso salen certificados de participación, de dirección y de docencia. El sistema distingue el papel de cada persona y emite lo que le corresponde, sin que nadie tenga que separar listas a mano ni mantener plantillas paralelas.

— Del certificado a la videoteca

Al emitir, se puede otorgar además membresía de acceso a la videoteca. El certificado deja de ser el punto final del curso y pasa a ser la puerta de entrada a lo que viene después.

Es una decisión de producto más que técnica, y de las buenas: quien acaba de terminar una formación es quien más valor le va a sacar al archivo de la red, y el momento de dárselo es ese, no seis meses después con una campaña de correo.

— La videoteca

Biblioteca de vídeo con acceso restringido a personas con membresía: material formativo, tutorías, sesiones de los congresos y contenido de los cursos.

Para una red repartida por 179 países, ese archivo es la parte de la organización que no depende de coincidir en una sala.

Stack

• Plataforma: WordPress

• Desarrollo propio: plugin de certificación y módulo de videoteca, en PHP

• Entrada de datos: importación de asistentes desde Excel

• Credenciales: generación de certificado con código QR firmado, según el estándar Open Badges

• Accesos: membresías para el acceso a la videoteca

• Notificaciones: envío por lotes con registro de lo enviado

• Relación: desarrollo y mantenimiento continuo desde hace unos tres años

Cifras

Resultados

Antes, los certificados salían de la combinación de correspondencia de Office: una plantilla de Word, la lista de asistentes en Excel y cien documentos de una tirada.

Y hacía bien su trabajo, porque es exactamente para lo que sirve: convertir una fila en un papel. Lo que no sabe hacer una combinación de correspondencia es todo lo demás. No envía cada documento a su destinatario. No distingue que una fila es un profesor y la siguiente un participante sin mantener plantillas en paralelo. No deja constancia de qué se emitió, cuándo y a quién. No abre el acceso a la videoteca. Y, sobre todo, no firma: un papel salido de ahí no puede responder a la única pregunta que de verdad importa meses después, que es si es auténtico.

Ese fue el cambio. No se automatizó la impresión, que ya estaba resuelta desde el principio: se le dio al documento la capacidad de defenderse solo.

Qué se llevó el cliente: más de siete mil certificados emitidos por el sistema. Cerrar un curso dejó de ser una tarde de trabajo manual —se sube la lista y salen los documentos, los correos y los accesos, cada uno según el papel de quien estuvo en la sala— y el certificado que cada profesional se lleva a casa se puede verificar sin depender de que nadie conteste.